Nieuw WhatsApp-bericht van Sofia in de hockeygroep: „Ik ben vandaag jarig en neem taart mee – iedereen die na de training nog even blijft om met mij te vieren is van harte welkom 😉”. Top, taart! Lukas is inmiddels bijna een jaar voorzitter van zijn vereniging en is blij met deze lekkere afwisseling.
Sinds ze de WhatsApp-groep voor hun vereniging hebben opgericht, is veel in de communicatie makkelijker geworden. Bijna iedereen gebruikt WhatsApp privé en zo kun je snel en eenvoudig informatie met het hele trainingsteam delen. Gewijzigde trainingstijden, aankondigingen voor komende activiteiten, informatie over aankomende wedstrijden, afspraken over het carpoolen naar wedstrijden en nog veel meer: het is allemaal al in de hockey-WhatsApp-groep besproken.
Ook Lukas wil belangrijke informatie via de WhatsApp-groep delen: de jaarlijkse algemene ledenvergadering staat voor de deur. Net voordat hij het bericht typt, geeft zijn telefoon aan dat er een nieuw bericht binnenkomt. Tom, die ook in het bestuur zit, schrijft: „Hoi Lukas, heb je het laatste nieuws al gehoord? Je mag als vereniging geen WhatsApp-groepen meer gebruiken voor officiële communicatie. Er dreigen boetes tot wel 20 miljoen euro 😱”
Lukas schrikt even als hij het bedrag ziet en gaat meteen achter zijn laptop zitten om Toms bewering te controleren. Na nog geen minuut zoeken vindt hij het volgende artikel:
Communicatie binnen de vereniging: WhatsApp en de problemen met privacy
Sinds 25 mei 2018 is het voor verenigingen aanzienlijk lastiger geworden om WhatsApp voor groepscommunicatie te gebruiken. De reden daarvoor is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), die duidelijke en strengere regels stelt voor de verwerking van persoonsgegevens.
Omdat WhatsApp voortdurend zowel de contacten uit het adresboek van de gebruiker als veel andere persoonsgegevens opslaat en doorgeeft aan andere bedrijven binnen het Facebook-concern, handelt WhatsApp in strijd met de nieuwe privacyregels.
Als particulier is dat geen probleem – gegevensverwerking voor puur persoonlijke doeleinden valt niet onder de regels. Bedrijven en ook verenigingen staan bij het gebruik van WhatsApp echter voor grote uitdagingen.
En nu? Een paar minuten en wat grondig speurwerk later zijn een aantal zaken Lukas duidelijker geworden.
- Het oprichten van een WhatsApp-groep en het gebruiken van WhatsApp voor officiële doeleinden als vereniging is in strijd met de AVG en kan worden bestraft.
- Als particulier mag je WhatsApp-groepen gewoon gebruiken. Een vereniging mag echter geen officiële aankondigingen via WhatsApp doen.
- Een alternatief voor WhatsApp voor verenigingen gebruiken én voor alles uitdrukkelijke toestemming van de leden vragen, vindt hij te veel gedoe of brengt te veel kosten met zich mee.
Hoe langer Lukas over die hele WhatsApp-communicatie voor verenigingen nadenkt, hoe minder geschikt WhatsApp hem als communicatiemiddel lijkt. Ook in het verleden leidde het al tot de nodige complicaties. Niet ieder lid gebruikt WhatsApp, belangrijke berichten verdwijnen in een enorme stroom aan berichten, het dient puur voor het doorgeven van informatie en nu is er ook nog het probleem met de AVG!
WhatsApp is nu eenmaal een communicatieplatform en geen app voor verenigingen.
Wat we nodig hebben is een privacyvriendelijk alternatief voor WhatsApp voor verenigingen, dat idealiter ook nog handige extra functies biedt, denkt Lukas. Hij typt „WhatsApp voor verenigingen” in Google en stuit op „Klubraum”, een app die speciaal is gemaakt voor verenigingen, die privacyvriendelijk is en daarmee een verstandig alternatief voor WhatsApp voor verenigingen vormt.
Omdat de servers van Klubraum in Frankfurt staan en gehost worden door een Fins bedrijf (en daarmee voldoen aan de Europese privacywetgeving), kan Klubraum AVG-conform worden gebruikt. We garanderen bovendien dat gegevens nooit aan derden worden doorgegeven, tenzij dit voor het gebruik van Klubraum absoluut noodzakelijk is en de gebruiker daar uitdrukkelijk om vraagt.
Lukas is vooral blij als hij leest dat Klubraum het doorgeven van gegevens, zoals Facebook en WhatsApp dat doen, uit principe afwijst en bedoeld is als een beschermde omgeving voor verenigingen.
Gerustgesteld kan Lukas gaan slapen. Net voordat hij in slaap valt, stuurt hij Tom nog een berichtje: „Bedankt Tom! Die 20 miljoen kunnen we ons echt niet veroorloven 😉 Ik heb een geweldige app gevonden als alternatief voor WhatsApp, helemaal perfect voor onze vereniging. Hij gaat je bevallen!! Ik laat hem je morgen na de training wel zien, onder het genot van een stuk taart.”