Nuovo messaggio WhatsApp da Sofia nel gruppo di hockey: «Oggi è il mio compleanno e porto la torta: sono felice di chiunque resti un po’ di più dopo l’allenamento per festeggiare con me 😉». Bene, torta! Luca è da quasi un anno presidente della sua associazione locale ed è contento di questa dolce sorpresa.

Da quando hanno creato il gruppo WhatsApp dell’associazione, molte cose nella comunicazione si sono semplificate. Quasi tutti usano WhatsApp in privato e si possono trasmettere informazioni a tutta la squadra in modo rapido e semplice. Cambi di orario degli allenamenti, annunci sui prossimi eventi, informazioni sulle partite in arrivo, accordi sui trasferimenti alle gare e molto altro: tutto è già passato per il gruppo WhatsApp dell’hockey.

Luca vuole condividere proprio via gruppo WhatsApp un’informazione importante: si avvicina l’assemblea annuale dei soci. Poco prima di scrivere il messaggio, il telefono segnala l’arrivo di un nuovo messaggio. Marco, anche lui nel consiglio direttivo, scrive: «Ciao Luca, hai sentito l’ultima? A quanto pare le associazioni non possono più usare i gruppi WhatsApp per la comunicazione ufficiale – e si rischiano fino a 20 milioni di euro 😱» (Nella sostanza qualcosa di vero c’è, nella cifra no, come Luca scoprirà tra poco. I 20 milioni sono il tetto massimo che il GDPR prevede per le violazioni più gravi in assoluto: per un’associazione non è un ordine di grandezza realistico.)

Luca prende un piccolo spavento quando vede la cifra e si siede subito al computer per verificare quello che dice Marco. Dopo meno di un minuto di ricerca, trova questo articolo:

La comunicazione nelle associazioni: WhatsApp e i problemi di privacy

Dal 25 maggio 2018 è diventato molto più complicato, per le associazioni, usare WhatsApp per la comunicazione di gruppo. Il motivo è il Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR), che definisce regole chiare e più severe per il trattamento dei dati personali.

Non appena WhatsApp ha accesso alla rubrica – l’impostazione abituale – l’app confronta con i propri server i contatti lì salvati, numeri di telefono compresi. Sono coinvolte anche persone che non ne sanno nulla e non hanno mai dato il consenso. Responsabile di questa comunicazione di dati è chi usa l’app: in un’associazione, quindi, l’associazione stessa.

Per scopi puramente personali non è un problema: lì il GDPR non si applica. Anche l’uso volontario tra i soci resta senza problemi – chi si ritrova in un gruppo a titolo privato lo fa per sé. Diverso è quando l’associazione fa di WhatsApp il proprio canale ufficiale: a quel punto è l’associazione stessa il titolare di quel trattamento. Il Landessportbund NRW, la federazione sportiva del più grande Land tedesco, nella sua ricostruzione del quadro giuridico per le associazioni è netto: la creazione di gruppi WhatsApp da parte dell’associazione o dei suoi incaricati, allenatori compresi, «non è compatibile con il GDPR». L’unica strada che considera percorribile è la partecipazione volontaria dei soci stessi.

Ed è proprio qui che casca l’asino: un consenso è libero solo se lo si può negare senza subirne svantaggi. La Garante per la protezione dei dati del Land Renania Settentrionale-Vestfalia, Bettina Gayk, lo ha messo nero su bianco nell’aprile 2025 per l’uso di servizio nella pubblica amministrazione: in quel contesto WhatsApp e i servizi di messaggistica opachi analoghi sono «in linea di principio inammissibili» (grundsätzlich unzulässig: restano possibili eccezioni circoscritte), e la libertà che un consenso richiederebbe «difficilmente sussiste», perché un gruppo WhatsApp di servizio crea una pressione del gruppo. Un’associazione non è una pubblica amministrazione, e l’autorità non si è pronunciata qui sulle associazioni – ma il ragionamento si trasferisce: chi non è nel gruppo dell’associazione si perde gli accordi. Di scelta davvero libera, a quel punto, ne resta poca.

E adesso? Qualche minuto e una ricerca approfondita dopo, a Luca sono chiare diverse cose.

Se l’associazione usa WhatsApp per scopi ufficiali, è lei il titolare di quel trattamento – e un gruppo WhatsApp creato o imposto dall’associazione, secondo il Landessportbund NRW, non è compatibile con il GDPR.
L’unica strada percorribile è la partecipazione volontaria dei soci. Se si organizzano da soli in un gruppo WhatsApp, non c’è nulla di problematico: diventa delicato non appena il direttivo dichiara o impone quel canale come ufficiale. E la partecipazione è volontaria solo se chi resta fuori non si perde nulla.
Usare un’alternativa a WhatsApp per associazioni e raccogliere il consenso esplicito dei soci per tutto richiede troppo impegno o è legato a costi troppo alti, secondo lui.

Più Luca riflette sulla comunicazione via WhatsApp per le associazioni, più WhatsApp gli appare inadatto come mezzo di comunicazione. Ha già causato qualche complicazione in passato. Non tutti i soci usano WhatsApp, i messaggi importanti si perdono in un enorme flusso di comunicazioni, serve solo a trasmettere informazioni, e adesso c’è anche il problema del GDPR!

WhatsApp è una piattaforma di messaggistica e non un’app per associazioni.

Quello che serve è un’alternativa a WhatsApp per associazioni rispettosa della privacy, che idealmente offra anche funzioni di supporto in più, pensa Luca, e digita «WhatsApp per associazioni» su Google, imbattendosi in «Klubraum», un’app fatta su misura per le associazioni, rispettosa della privacy e quindi una valida alternativa a WhatsApp per le associazioni.

Poiché i server di Klubraum si trovano a Francoforte e sono ospitati da un’azienda finlandese (e quindi conformi alla privacy secondo il diritto UE), Klubraum può essere usata nel rispetto del GDPR. Garantiamo inoltre che i dati non vengono mai condivisi con terze parti, salvo quando ciò è strettamente necessario per l’uso di Klubraum ed espressamente voluto dall’utente.

Luca è particolarmente contento di scoprire che Klubraum rifiuta per convinzione la condivisione dei dati così come la praticano Facebook e WhatsApp ed è pensata come uno spazio protetto per le associazioni.

Tranquillizzato, Luca può andare a dormire. Poco prima di addormentarsi, scrive un altro messaggio a Marco: «Grazie Marco! Per fortuna dei 20 milioni non se ne parla – ma avevi ragione a dire che dovevamo darci un’occhiata 😉 Ho trovato un’app fantastica come alternativa a WhatsApp, perfetta per la nostra associazione. Ti piacerà!! Te la mostro domani dopo l’allenamento, mentre mangiamo la torta.»