Nouveau message WhatsApp de Sofia dans le groupe de hockey : « C’est mon anniversaire aujourd’hui et j’apporte un gâteau — ça me ferait plaisir que vous restiez un peu après l’entraînement pour fêter ça avec moi 😉 ». Super, du gâteau ! Lukas est désormais président de son association depuis presque un an et se réjouit de cette gourmande parenthèse.

Depuis qu’ils ont créé le groupe WhatsApp de leur association, bien des choses se sont simplifiées côté communication. Presque tout le monde utilise WhatsApp à titre privé et l’on peut transmettre rapidement et simplement des informations à toute l’équipe d’entraînement. Changements d’horaires d’entraînement, annonces d’événements à venir, informations sur les prochains matchs, organisation des trajets vers les rencontres et bien plus encore ont déjà été abordés dans le groupe WhatsApp de hockey.

Lukas, lui aussi, souhaite partager une information importante via le groupe WhatsApp : l’assemblée générale annuelle approche. Juste avant qu’il ne rédige son message, son téléphone signale l’arrivée d’un nouveau message. Tom, lui aussi membre du bureau, écrit : « Salut Lukas, tu es au courant de la dernière nouvelle ? Il paraît que les associations n’ont plus le droit d’utiliser de groupes WhatsApp pour la communication officielle — et qu’on risque jusqu’à 20 millions d’euros 😱 » (Sur le fond, il y a du vrai ; sur le chiffre, non, comme Lukas va vite s’en apercevoir. Les 20 millions correspondent au plafond absolu que le RGPD prévoit pour les manquements les plus graves qui soient : pour une association, ce n’est pas un ordre de grandeur réaliste.)

Lukas a un petit moment de frayeur en voyant la somme et se met aussitôt devant son ordinateur portable pour vérifier les dires de Tom. Après moins d’une minute de recherche, il tombe sur l’article suivant :

La communication dans l’association : WhatsApp et les problèmes de protection des données

Depuis le 25 mai 2018, il est devenu nettement plus difficile pour les associations d’utiliser WhatsApp pour la communication de groupe. La raison en est le nouveau Règlement général sur la protection des données (RGPD), qui définit des règles claires et plus strictes pour le traitement des données à caractère personnel.

Dès que WhatsApp a accès au carnet d’adresses — le réglage habituel —, l’application confronte à ses serveurs les contacts qui y sont enregistrés, numéros de téléphone compris. Sont concernées aussi des personnes qui n’en savent rien et qui n’y ont jamais consenti. C’est celui qui utilise l’application qui est responsable de cette transmission au regard du RGPD — dans une association, c’est donc l’association elle-même.

À des fins purement personnelles, ce n’est pas un problème : le RGPD ne s’y applique pas. L’usage volontaire entre membres ne pose pas de problème non plus — se retrouver à titre privé dans un groupe, cela reste une affaire personnelle. Il en va autrement dès lors que l’association fait de WhatsApp son canal officiel : c’est alors elle qui devient responsable de ce traitement. Le Landessportbund NRW, la fédération sportive du plus grand Land allemand, ne s’embarrasse pas de nuances dans sa présentation de la situation juridique pour les associations : la création de groupes WhatsApp par l’association ou par ses responsables, entraîneurs compris, « n’est pas compatible avec le RGPD ». La seule voie qu’il juge praticable, c’est la participation volontaire des membres eux-mêmes.

Et c’est précisément là que le bât blesse : un consentement n’est libre que si l’on peut le refuser sans en subir d’inconvénient. La déléguée à la protection des données du Land de Rhénanie-du-Nord-Westphalie, Bettina Gayk, l’a rappelé en avril 2025 pour l’usage professionnel au sein des administrations : dans ce cadre, WhatsApp et les messageries opaques comparables sont « en principe inadmissibles » (grundsätzlich unzulässig — des exceptions étroites restent envisageables), et la liberté qu’exigerait un consentement « ne serait guère réunie », car un groupe WhatsApp de service crée une pression du groupe. Une association n’est pas une administration, et l’autorité de contrôle ne s’est pas prononcée ici sur les associations — mais le raisonnement se transpose : qui n’est pas dans le groupe de l’association passe à côté des informations. Difficile, alors, de parler d’un choix vraiment libre.

Et maintenant ? Quelques minutes et une recherche approfondie plus tard, plusieurs choses sont devenues plus claires pour Lukas.

Si l’association utilise WhatsApp à des fins officielles, c’est elle qui est responsable de ce traitement — et un groupe WhatsApp créé ou imposé par l’association n’est pas compatible avec le RGPD, selon le Landessportbund NRW.
La seule voie praticable, c’est la participation volontaire des membres. S’ils s’organisent d’eux-mêmes dans un groupe WhatsApp, cela ne pose pas de problème — cela devient délicat dès que le bureau érige ce canal en voie officielle ou l’impose. Et la participation n’est volontaire que si celui qui reste à l’écart ne rate rien.
Utiliser une alternative à WhatsApp pour les associations et recueillir un consentement explicite des membres pour tout représente, à ses yeux, une charge trop importante ou des coûts trop élevés.

Plus Lukas réfléchit à toute cette communication WhatsApp au sein de l’association, plus WhatsApp lui semble inadapté comme moyen de communication. Par le passé déjà, cela avait entraîné quelques complications. Tous les membres de l’association n’utilisent pas WhatsApp, les messages importants se perdent dans un flux de communication gigantesque, l’outil ne sert qu’à transmettre de l’information et, par-dessus le marché, voilà maintenant le problème du RGPD !

WhatsApp est, après tout, une plateforme de communication et pas une application pour association.

Ce qu’il nous faut, c’est une alternative à WhatsApp pour les associations, conforme à la protection des données et qui, idéalement, propose d’autres fonctions utiles, se dit Lukas. Il tape « WhatsApp pour association » dans Google et tombe sur « Klubraum », une application taillée sur mesure pour les associations, conforme à la protection des données et donc une véritable alternative à WhatsApp pour les associations.

Comme les serveurs de Klubraum se trouvent à Francfort et sont hébergés par une entreprise finlandaise (et donc conformes à la protection des données selon le droit de l’UE), Klubraum peut être utilisé dans le respect du RGPD. Nous garantissons en outre que les données ne sont jamais transmises à des tiers, sauf lorsque c’est absolument nécessaire à l’utilisation de Klubraum et expressément souhaité par l’utilisateur.

Lukas est particulièrement ravi d’apprendre que Klubraum refuse par conviction la transmission de données telle que la pratiquent Facebook et WhatsApp, et qu’il est conçu comme un espace protégé pour les associations.

Rassuré, Lukas peut aller se coucher. Juste avant de s’endormir, il écrit encore un message à Tom : « Merci Tom ! Les 20 millions, on y échappe heureusement — mais tu avais raison, il fallait qu’on se penche là-dessus 😉 J’ai trouvé une super application comme alternative à WhatsApp, parfaite pour notre association. Elle va te plaire ! Je te la montre demain après l’entraînement, autour du gâteau. »