Privacybeleid
Informatie over de verwerking van je persoonsgegevens
Informatie over de verwerking van je persoonsgegevens
Let op: deze verklaring is van toepassing op het gebruik van de app Klubraum. Het privacybeleid voor het gebruik van de website vindt u hier: https://klubraum.com/nl/privacybeleid/
Alle verwerkingen van persoonsgegevens (verzameling, verwerking en gebruik) vinden plaats met strikte inachtneming van de wettelijke voorschriften inzake gegevensbescherming. Wij verzamelen, verwerken en gebruiken persoonsgegevens onder meer om diensten aan te bieden en om de inhoud en functionaliteiten van onze producten, internetdiensten en dienstverlening uit te voeren en verder te verbeteren. Dit privacybeleid geldt voor de verzameling, verwerking en het gebruik van persoonsgegevens in het kader van het gebruik van de app Klubraum.
De verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevensverwerking en de beveiliging van de app Klubraum in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), art. 4, is aucentiq solutions GmbH, Alter Weinberg 5, 76228 Karlsruhe (hierna „aucentiq” genoemd; verdere contactmogelijkheden vindt u in het colofon).
Klubraum is een digitale organisatie-app voor verenigingen, sportteams en gemeenschapsgroepen. Ze biedt verschillende functies voor de organisatie van groepsactiviteiten, het beheer van leden en het vergemakkelijken van de communicatie binnen deze organisaties.
In het kader van uw gebruik van Klubraum moeten wij enkele van uw persoonsgegevens verwerken om u de dienst ter beschikking te kunnen stellen. De aard en omvang van de door ons verwerkte gegevens hangen af van hoe u de app gebruikt en welke functies u gebruikt.
Bij het gebruik van de app Klubraum worden persoonsgegevens uitsluitend verzameld op basis van de voorschriften van art. 6 AVG. Dit betekent dat verzameling, verwerking en gebruik plaatsvinden op grond van uw ondubbelzinnige toestemming, gerechtvaardigde technische noodzaak of op grond van wettelijke voorschriften. Wij beperken ons daarbij te allen tijde tot het minimaal noodzakelijke. De rechtsgrondslagen hiervoor zijn te vinden in de AVG en in de toepasselijke nationale wetgeving inzake gegevensbescherming.
De volgende soorten persoonsgegevens worden in de app Klubraum door aucentiq verwerkt:
Voor het gebruik van Klubraum moet u een account aanmaken. Bij de registratie verzamelen wij uw e-mailadres en vragen wij u een wachtwoord te kiezen. Optioneel kunt u aanvullende informatie zoals uw naam en een profielfoto opgeven om uw account te personaliseren.
Uw accountgegevens worden verwerkt op grond van de uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1(b) AVG), aangezien ze noodzakelijk zijn voor de levering van de door u gevraagde dienst.
Klubraum biedt de mogelijkheid om u met uw Google-account aan te melden, om een gemakkelijke toegang tot de app mogelijk te maken. Wanneer u kiest voor het aanmelden met Google, ontvangen wij bepaalde informatie van uw Google-account om uw Klubraum-account aan te maken en te beheren.
Via Google Sign-In verzamelde gegevens:
Wanneer u Google Sign-In gebruikt, bent u ook onderworpen aan het privacybeleid en de gebruiksvoorwaarden van Google. Wij raden u aan het privacybeleid van Google te lezen op https://policies.google.com/privacy.
De van Google ontvangen gegevens worden verwerkt op grond van de uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1(b) AVG), aangezien ze noodzakelijk zijn voor de levering van de door u gevraagde dienst. U kunt de toegang van Klubraum tot uw Google-account te allen tijde intrekken via uw Google-accountinstellingen op https://myaccount.google.com/permissions.
Klubraum biedt ook de mogelijkheid om u met uw Apple-ID aan te melden, die uitgebreide privacyfuncties van Apple biedt. Wanneer u kiest voor het aanmelden met Apple, ontvangen wij beperkte informatie van uw Apple-account om uw Klubraum-account aan te maken en te beheren.
Via Apple Sign-In verzamelde gegevens:
Apple Sign-In is ontworpen met focus op privacy en stelt u in staat om uw e-mailadres via Apples private e-maildoorstuurservice te delen of te verbergen. Wanneer u Apple Sign-In gebruikt, bent u ook onderworpen aan het privacybeleid en de gebruiksvoorwaarden van Apple. Wij raden u aan het privacybeleid van Apple te lezen op https://www.apple.com/privacy/.
De van Apple ontvangen gegevens worden verwerkt op grond van de uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1(b) AVG), aangezien ze noodzakelijk zijn voor de levering van de door u gevraagde dienst. U kunt de privacy-instellingen van uw Apple-ID beheren en de toegang van Klubraum intrekken via uw Apple-ID-accountinstellingen.
Klubraum omvat verschillende communicatiefuncties zoals berichten, opmerkingen en bijdragen. Wanneer u deze functies gebruikt, verwerken wij de door u gemaakte inhoud evenals metagegevens over uw communicatie (zoals tijdstempels en ontvangers).
Deze gegevens worden verwerkt op grond van de uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1(b) AVG), aangezien deze functies deel uitmaken van de door u gevraagde dienst.
Wanneer u de functies voor evenementbeheer van Klubraum gebruikt, verwerken wij informatie over evenementen die u aanmaakt of waaraan u deelneemt, met inbegrip van evenementdetails, deelnemerslijsten en aan-/afmeldingen.
Deze gegevens worden verwerkt op grond van de uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1(b) AVG), aangezien deze functies deel uitmaken van de door u gevraagde dienst.
Klubraum biedt betaalde abonnementen (Klubraum Plus en Pro) aan. Het abonnementsbeheer, de facturering en facturatie worden rechtstreeks door aucentiq uitgevoerd. Voor de inning van betalingen (via SEPA-incasso, kredietkaart en andere betaalmethoden) gebruiken wij de dienst Stripe van de aanbieder Stripe Technology Europe, Limited, 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, D02 H210, Ierland („Stripe”).
Wanneer u een betaald abonnement afsluit, worden de volgende gegevens voor de betalingsverwerking aan Stripe doorgegeven:
Stripe verwerkt deze gegevens als verwerker in onze opdracht en op grond van een verwerkersovereenkomst overeenkomstig art. 28 AVG. Stripe is contractueel verplicht om uw gegevens te beschermen en mag ze uitsluitend gebruiken ten behoeve van de betalingsverwerking.
De rechtsgrondslag voor deze gegevensverwerking is de uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1(b) AVG), aangezien de verwerking noodzakelijk is voor de inning van de betaling voor de door u geabonneerde dienst.
Stripe Technology Europe, Limited (Ierland) is de contractpartij voor Europese klanten. Stripe kan gegevens naar servers in de USA overdragen. Om een passend niveau van gegevensbescherming te waarborgen, baseert Stripe zich op EU-standaardcontractbepalingen (SCC’s) evenals aanvullende technische en organisatorische beschermingsmaatregelen.
Betalingsgegevens worden bewaard zolang dit voor de afwikkeling van de transactie noodzakelijk is en zolang de wettelijke bewaarplichten dit vereisen (bijv. fiscaal- en handelsrechtelijk: tot 10 jaar).
Privacyverklaring: https://stripe.com/privacy
Meer informatie over de privacypraktijken van Stripe: https://stripe.com/privacy-center/legal
Klubraum kan u pushmeldingen sturen om u over belangrijke updates, berichten en evenementen te informeren. U kunt in de app-instellingen bepalen welke meldingen u ontvangt.
Pushmeldingen worden verwerkt op grond van uw toestemming (art. 6 lid 1(a) AVG), die u te allen tijde via uw apparaatinstellingen of de app-instellingen kunt intrekken.
Voor de verzending van de pushberichten wordt in de webgebaseerde variant de door het W3C gestandaardiseerde Web-Push-methode gebruikt, waarbij de versleutelde overdracht afhankelijk van de gebruikte browser via een server van de browseraanbieder verloopt. In de webgebaseerde variant kunt u pushberichten te allen tijde in de browser in- en uitschakelen. Meer informatie over de Web-Push-methode vindt u hier:
Voor de uitvoering van pushberichten in de iOS- en Android-app wordt de door Google aangeboden dienst “Firebase Messaging” gebruikt. Daarbij wordt door het gebruikte mobiele apparaat een zogenoemd “Instance ID” respectievelijk een “Device Token” toegekend en aan de Klubraum-servers doorgegeven. IP-adressen of andere gegevens worden niet verzameld. Vanuit Klubraum wordt het pushbericht verzonden naar de door Google in de EU of in de USA ter beschikking gestelde servers, die vervolgens de overdracht naar het mobiele apparaat overnemen. In het geval van de iOS-app draagt Google het bericht over aan de door Apple ter beschikking gestelde dienst Apple Push Notification service (APNs), die dan de bezorging aan het Apple-apparaat overneemt.
Pushberichten zijn in de Android-app standaard ingeschakeld of u wordt om toestemming gevraagd. Als gebruiker van iOS wordt u bij de eerste start van de app om toestemming voor de ontvangst van pushberichten gevraagd. Pushberichten kunnen te allen tijde via het menu “Instellingen” | “Meldingen” worden uitgeschakeld. Gebruik daarvoor de schakelaar “Pushmeldingen”.
Meer informatie over de pushberichten via Firebase Messaging:
Als gebruiker van Klubraum kan optioneel een profielfoto worden aangemaakt en geüpload. De profielfoto is zichtbaar voor alle andere gebruikers van dezelfde groep (in de app eveneens als zogenoemde “Klubraum” aangeduid).
Alle geüploade profielfoto’s worden door Klubraum versleuteld opgeslagen en kunnen alleen door bevoegde leden van dezelfde Klubraum worden gedownload.
In eerdere versies van Klubraum (tot 2023) werd de profielfoto voor de duur van het gebruik door de dienst “Google Cloud Storage” van de aanbieder Google opgeslagen en ter beschikking gesteld voor download door andere Klubraum-gebruikers. Ter bescherming tegen onbevoegde toegang werd elke profielfoto door een cryptische URL beveiligd en zijn de Klubraum-gebruikers verplicht tot een vertrouwelijke omgang met deze URL.
Wanneer u niet langer akkoord gaat met de opslag en de terbeschikkingstelling van uw profielfoto, kunt u deze te allen tijde door een andere afbeelding vervangen of in de app verwijderen.
Meer informatie over de gegevensbescherming van de dienst “Google Cloud Storage”:
Sommige functies van Klubraum kunnen locatiegegevens gebruiken om locatiegebaseerde diensten aan te bieden (zoals het vinden van evenementen in de buurt). Locatiegegevens worden alleen verzameld wanneer u daarvoor uitdrukkelijk toestemming verleent en alleen wanneer ze noodzakelijk zijn voor de specifieke functie die u gebruikt.
Locatiegegevens worden verwerkt op grond van uw toestemming (art. 6 lid 1(a) AVG), die u te allen tijde via uw apparaatinstellingen kunt intrekken.
Ter verbetering van de app en het verhelpen van fouten verzamelen wij geanonimiseerde gebruiksstatistieken en crashrapporten. Deze gegevens helpen ons te begrijpen hoe de app wordt gebruikt en om technische problemen te identificeren.
Deze gegevens worden verwerkt op grond van ons gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1(f) AVG) bij de verbetering van onze dienst en het waarborgen van de stabiliteit ervan.
Matomo
In het kader van het gebruik van de webgebaseerde variant van Klubraum wordt een software voor de statistische analyse van bezoekerstoegang genaamd Matomo (voorheen Piwik) ingezet. Hiervoor worden op uw computer tekstbestanden, zogenoemde cookies, tijdelijk opgeslagen, waardoor een analyse van het websitegebruik mogelijk wordt. Daardoor kunnen wij onze webgebaseerde variant van Klubraum voor u voortdurend verbeteren. Alle gegenereerde informatie wordt door de software Matomo opgeslagen op door aucentiq gehuurde servers binnen Duitsland of de Europese Unie, waarbij IP-adressen vóór hun opslag worden geanonimiseerd. U heeft de mogelijkheid om de opslag en analyse van de statistische gegevens hieronder of via een overeenkomstige instelling van uw browser te verhinderen. Houd er echter rekening mee dat eventueel niet meer alle functies foutloos bruikbaar zijn.
Bij gebruik van de iOS- of Android-app “Klubraum” worden eveneens analysegegevens met geanonimiseerde IP-adressen naar Matomo verzonden met als doel de gebruikservaring en de software voor u te verbeteren. U kunt de doorgifte van deze analysegegevens te allen tijde in de app via het menu “Instellingen” | “Account” | “Gegevensbescherming” verhinderen door de schakelaar “Anonieme gebruiksgegevens verzenden” uit te schakelen.
Een doorgifte van de analysegegevens aan onderaannemers (met uitzondering van de in naam van aucentiq gehuurde servers bij de webhoster) of derden vindt niet plaats.
Sentry
Wij gebruiken de dienst Sentry om de technische stabiliteit van onze dienst respectievelijk onze app te verbeteren door de monitoring van de systeemstabiliteit en het opsporen van codefouten. Sentry dient uitsluitend deze doeleinden en analyseert geen gegevens voor reclamedoeleinden. De gegevens van de gebruikers, zoals bijv. gegevens over het apparaat of het tijdstip van de fout, worden anoniem verzameld en niet tot personen herleidbaar gebruikt en vervolgens verwijderd. Aangezien Sentry op eigen servers door ons wordt geëxploiteerd, worden er geen gegevens aan derden doorgegeven.
U kunt de doorgifte van deze foutgegevens te allen tijde in de app via het menu “Instellingen” | “Account” | “Gegevensbescherming” verhinderen door de schakelaar “Anonieme foutrapporten verzenden” uit te schakelen.
Klubraum bevat een feedbackfunctie waarmee u ons suggesties, functieverzoeken en andere feedback over de app kunt sturen. Om deze feedback efficiënt te kunnen beoordelen en onze productroadmap te onderhouden, kan de inhoud van de door u verzonden feedback worden verwerkt met behulp van een dienst voor kunstmatige intelligentie – „Vertex AI” van de aanbieder Google (Google Cloud EMEA Limited, Velasco, Clanwilliam Place, Dublin 2, Ierland). De AI wordt gebruikt om neutrale samenvattingen van de feedback op te stellen, een passende categorie voor te stellen en te herkennen of uw verzoek lijkt op bestaande roadmap-vermeldingen, zodat ons team de roadmap kan onderhouden.
Voor dit doel wordt uitsluitend de inhoud van de door u verzonden feedback verwerkt. Uw accountidentificatoren (zoals naam of e-mailadres) worden niet aan de AI-dienst doorgegeven.
Deze gegevens worden verwerkt op grond van ons gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1(f) AVG) bij het efficiënt beoordelen van gebruikersfeedback en het verbeteren van onze dienst. Verwerking vindt alleen plaats voor feedback die u actief verzendt.
Google verwerkt deze gegevens als verwerker in onze opdracht op grond van het Google Cloud Data Processing Addendum overeenkomstig art. 28 AVG. De verwerking vindt plaats op servers van Google binnen de Europese Unie. Het is Google contractueel verboden om uw gegevens te gebruiken voor het trainen van eigen AI-modellen. Voor eventuele gegevensdoorgiften buiten de Europese Economische Ruimte baseert Google zich op EU-standaardcontractbepalingen (SCC’s).
Meer informatie over de privacypraktijken van Google Cloud:
Wij integreren de kaarten van de dienst “Google Maps” van de aanbieder Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA. Tot de verwerkte gegevens kunnen met name IP-adressen en locatiegegevens van de gebruikers behoren, die echter niet zonder hun toestemming (doorgaans in het kader van de instellingen van hun mobiele apparaten verleend) worden verzameld. De gegevens kunnen in de USA worden verwerkt.
U kunt de doorgifte van deze gegevens te allen tijde in de app via het menu “Instellingen” | “Account” | “Gegevensbescherming” verhinderen door de schakelaar “Google Maps gebruiken” uit te schakelen.
Privacyverklaring: https://www.google.com/policies/privacy/ Opt-out: https://adssettings.google.com/authenticated.
Naar aanleiding van uw aanvraag verzamelen wij persoonsgegevens (zoals bijv. naam, bedrijf, adres, contactgegevens). De verzamelde persoonsgegevens hebben wij nodig om contact met u op te nemen.
De verwerking vindt daarbij uitsluitend plaats ter uitvoering van contractuele of precontractuele maatregelen (zie art. 6 lid 1(b) AVG).
Wij verkopen, verhuren of geven uw persoonsgegevens niet op een andere commerciële wijze aan derden door. Uw gegevens worden alleen in de volgende beperkte omstandigheden doorgegeven:
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onbevoegde toegang, wijziging, openbaarmaking of vernietiging. Dit omvat:
Wij wijzen u erop dat de gegevensoverdracht op het internet beveiligingslekken kan vertonen. Voor uw eigen veiligheid raden wij u aan om bij het verlaten van onze websites en diensten (in het bijzonder bij het gebruik van openbare pc’s) uit te loggen en het browservenster na beëindiging van het gebruik volledig te sluiten. Zorg er bovendien altijd voor dat derden geen kennis kunnen nemen van de gegevens die u op onze websites heeft ingevoerd.
Wij bewaren uw persoonsgegevens slechts zolang dit noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld, of zolang dit volgens het toepasselijke recht is voorgeschreven.
De opslag van alle voor het gebruik van Klubraum relevante gegevens vindt plaats door redundante opslag op verschillende servers, die hoofdzakelijk in Duitsland worden gehost door aanbieders met hoofdzetel in de Europese Unie. Hiervan uitgezonderd zijn de hierboven genoemde pushberichten evenals de opslag en terbeschikkingstelling van de optionele profielfoto’s. Daarnaast kunnen door Stripe verwerkte betalingsgegevens naar de USA worden overgedragen; Stripe Technology Europe, Limited (Ierland) fungeert als contractpartij voor Europese klanten en baseert zich voor dergelijke doorgiften op EU-standaardcontractbepalingen (SCC’s). De inhoud van feedback die u via de feedbackfunctie verzendt, wordt door de dienst Vertex AI van Google verwerkt op servers binnen de Europese Unie; voor eventuele doorgiften buiten de EER baseert Google zich op het Google Cloud Data Processing Addendum en EU-standaardcontractbepalingen (SCC’s).
Uw gegevens kunnen worden overgedragen naar en verwerkt in landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Wanneer wij dit doen, zorgen wij ervoor dat er passende beschermingsmaatregelen worden getroffen om uw gegevens in overeenstemming met de AVG-vereisten te beschermen.
Onder de AVG heeft u verschillende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:
Om deze rechten uit te oefenen, kunt u contact met ons opnemen via de onderstaande gegevens.
Bij vragen over de verzameling, verwerking of het gebruik van uw persoonsgegevens, bij verzoeken om inzage, correctie, beperking of verwijdering van gegevens evenals het intrekken van verleende toestemmingen kunt u contact opnemen met:
aucentiq solutions GmbH
Functionaris voor gegevensbescherming
Alter Weinberg 5
76228 Karlsruhe
+49 721 / 46 722 003
E-mail: info@aucentiq.com
De voor gegevensbescherming bevoegde toezichthoudende autoriteit is de Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit in Baden-Württemberg. Overeenkomstig art. 77 AVG heeft u bij overtredingen het recht daar een klacht in te dienen.
Wij kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd actualiseren om wijzigingen in onze praktijken of het toepasselijke recht te weerspiegelen. Wij zullen u over wezenlijke wijzigingen via de app of op een andere wijze op de hoogte brengen. De actuele versie is altijd in de app-instellingen beschikbaar.
Laatste actualisering: 14-06-2026
De bepalingen inzake de verwerking in opdracht kunnen hier worden gedownload: DPA